Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Buchungsbelege entstanden sind.
Im Jahr 2025 können folgende Unterlagen vernichtet werden:
- Jahresabschlüsse 2013, die 2014 erstellt bzw. festgestellt worden sind.
- Buchungsbelege (Kasse, Bank, Ein- und Ausgangsrechnungen, Gutschriften), die 2016 oder früher erstellt worden sind.
- Lieferscheine (sofern Belegnachweis für Rechnungen), die 2016 oder früher erstellt worden sind.
- Lohnbelege und Reisekostenabrechnungen, die 2016 oder früher erstellt worden sind.
- Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2018 erstellt bzw. empfangen oder versandt worden sind (=Korrespondenz, die der Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Geschäfts dienten).
Die Aufbewahrungsfristen gelten aber nur unter der Voraussetzung, dass alle Steuerbescheide bestandskräftig sind, bzw. keine Außenprüfung oder kein Rechtsbehelfsverfahren und Steuerstrafverfahren mehr anhängig sind.
Elektronische Erfassung von Papierdokumenten (Scanvorgang)
Papierdokumente werden durch den Scanvorgang in elektronische Dokumente umgewandelt. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Der Unternehmer muss hierzu eine Organisationsanweisung (Verfahrensdokumentation) erstellen, die u. a. regelt:
- wer scannen darf,
- zu welchem Zeitpunkt gescannt wird, z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung,
- welches Schriftgut gescannt wird,
- ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
- wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
- wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.
Im Anschluss an den Scanvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen. Die Papierbelege dürfen nach dem Einscannen vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Mehr Informationen "Ersetzendes Scannen".
Die Informationen wurden mit größter Sorgfalt erstellt. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Informationen können wir jedoch keine Gewähr übernehmen.