Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
- Die Buchführungsregeln gelten für alle Unternehmer, also auch für Einnahmen-Überschuss-Rechner.
- Elektronisch eingegangene Rechnungen müssen elektronisch aufbewahrt werden. Das gilt auch, wenn die Rechnung ausgedruckt worden ist.
- Nicht nur reine Buchführungssysteme sind betroffen. Auch die Daten aus Vor- und Nebensystemen (z. B. Faktura, Zeiterfassung, Warenwirtschaft, Archive) müssen elektronisch aufbewahrt und während der Aufbewahrungsfrist jederzeit elektronisch lesbar zur Verfügung gestellt werden können.
- Zeitgerechte Erfassung und Ordnung der Belege (10 Tage nach Belegeingang bei unbaren Geschäftsvorfällen, täglich bei Bargeschäften). Das gilt auch für elektronische Belege. Im Ergebnis muss der Unternehmer dafür sorgen, dass die Belege zeitnah geordnet abgelegt werden, bevor er die Belege an den Steuerberater weitergibt.
- Die buchtechnische Erfassung durch den Steuerberater muss spätestens bis zum Termin der USt-Voranmeldung erfolgt sein.
- Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen und Buchungen muss gewährleistet sein. Beim Steuerberater wird dies durch die sogenannte "Festschreibung" erreicht.
- Aufzeichnungen müssen mit unveränderbaren Systemen und Historisierung erfolgen (Office-Produkte oder Ablage im normalen Dateisystem nicht ausreichend). So genügt z.B. die Erstellung einer Kasse mit Excel nicht den Ordnungsmäßigkeitsanforderungen.
- Kontierung auf dem Beleg kann unter bestimmten Umständen entfallen.
- Keine Aufbewahrungspflicht für E-Mails mit Transportfunktion.
- Verfahrensdokumentation sollte vorliegen.
- Ersetzendes Scannen und Vernichtung der Originalbelege nur unter bestimmten Umständen möglich.
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