Steuerliche Behandlung von Mahlzeitengestellungen an Arbeitnehmer

1) Betriebsveranstaltung

Die Kosten für die Mahlzeit fließen in die Gesamtkostenberechnung mit ein. Hierfür kann für maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr ein Freibetrag je Betriebsfeier und je Mitarbeiter von 110 € in Anspruch genommen werden. Zu den Gesamtkosten zählen auch anlässlich der Betriebsfeier abgegebene Sachgeschenke. Falls Angehörige an der Betriebsfeier teilnehmen, sind diese Kosten dem jeweiligen Mitarbeiter zuzurechnen.

Praxistipp: Die übersteigenden Kosten können mit 25% pauschal durch den Arbeitgeber versteuert werden (§ 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG). Die übersteigenden Kosten sind allerdings nur zugleich sozialversicherungsfrei, wenn diese vom Arbeitgeber zeitnah mit der Lohnabrechnung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum pauschal besteuert werden.

2) Auswärtstätigkeit <= 8 Stunden

Beispiele:

• Mitarbeiter ist auf der Baustelle oder beim Kunden sieben Stunden auswärts tätig und erhält eine Mahlzeit,
• Mitarbeiter nimmt an einer Seminarveranstaltung einschließlich Mittagessen teil und ist sieben Stunden auswärts tätig.

Ist der Mitarbeiter für den Arbeitgeber auswärts tätig, dann handelt es sich bei der Mahlzeitengestellung um einen lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen geldwerten Vorteil.

Ein vom Arbeitgeber gestelltes Frühstück ist mit 1,67 € und ein Mittagessen ist mit 3,10 € beim Arbeitnehmer zu versteuern.

Praxistipp: Der Arbeitgeber kann stattdessen den geldwerten Vorteil pauschal mit 25% lohnversteuern (§ 40 Abs. 2 Nr. 1a EStG). Bei einer zeitnahen Pauschalierung wird zugleich eine Sozialversicherungsfreiheit ausgelöst. Zeitnah bedeutet, dass die Pauschalierung mit der Lohnabrechnung für den jeweiligen Abrechnungsmonat erfolgen muss.

Das gleiche Ergebnis tritt auch ein bei einer Auswärtstätigkeit nach Ablauf der Dreimonatsfrist oder wenn der Arbeitgeber keine Aufzeichnungen über die Abwesenheitszeit geführt hat.

3) Auswärtstätigkeit > 8 Stunden

Bei Auswärtstätigkeiten über acht Stunden kann der Arbeitgeber entweder sogenannte Verpflegungspauschalen an den Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei auszahlen oder der Arbeitnehmer kann diese Verpflegungspauschalen als Werbungskosten im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung geltend machen.

Für eintägige Auswärtstätigkeiten können 12 € berücksichtigt werden. Bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit mit Übernachtung können für den An- und Abreisetag jeweils 12 € sowie für jeden Zwischentag 24 € angesetzt werden. 

Mahlzeitengestellung:
Eine Besteuerung der Mahlzeitengestellung mit den Sachbezugswerten unterbleibt, wenn dem Arbeitnehmer für die Auswärtstätigkeit eine Verpflegungspauschale zusteht. Zur Verhinderung einer Doppelbegünstigung wird die tägliche Verpflegungspauschale um 4,80 € (Frühstück) und 9,60 € (Mittag- oder Abendessen) pauschal bis auf maximal 0,00 € gekürzt.

4) Übliche Mahlzeitengestellung und Lohnsteuerbescheinigung

Eine Bewertung mit den günstigen Sachbezugswerten oder eine Pauschalierung ist nur möglich, wenn der Preis (inklusive Umsatzsteuer) der jeweiligen Mahlzeit 60 € nicht übersteigt. 

Der Arbeitgeber muss in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung den Großbuchstaben "M" an das Finanzamt übermitteln, wenn dem jeweiligen Arbeitnehmer Mahlzeiten zur Verfügung gestellt wurden. Dadurch soll das Finanzamt des Arbeitnehmers darauf hingewiesen werden, dass die als Werbungskosten abziehbaren Verpflegungspauschalen gekürzt werden müssen.

5) Ganz überwiegend betriebliches Interesse

Mahlzeiten, die im ganz überwiegenden Interesse des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer ausgegeben werden, sind nicht lohnsteuerbar:

• Das gilt für Mahlzeiten im Rahmen eines "außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes", z.B. während einer besonderen betrieblichen Besprechung oder Sitzung, um eine günstige oder praktische Gestaltung zu erreichen. Der Wert des Essens darf 60 € nicht überschreiten (R 19.6 Abs. 2 LStR).
• Mahlzeiten im Rahmen einer geschäftlich veranlassten Bewirtung für Geschäftsfreunde mit Beteiligung von Arbeitnehmern (70 %iger Betriebsausgabenabzug).

Wichtig:
Selbst wenn eine vom Arbeitgeber veranlasste Mahlzeitengestellung nicht lohnsteuerbar ist, ist nach Auffassung der Finanzverwaltung eine Kürzung der Verpflegungspauschale vorzunehmen (BMF Schreiben vom 24.10.2014 Rn. 81-83).

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