Als Belegnachweis wird die sogenannte Gelangensbestätigung eingeführt. Der Abnehmer muss dem liefernden Unternehmer eine Gelangensbestätigung erteilen (siehe Muster-Formular).

Sie ersetzt den bisherigen Belegnachweis unabhängig von der Art des Transports für alle Lieferungen, die nach dem 30.06.2012 ausgeführt werden.

Versendung durch einen selbständigen Dritten:
Wird der Gegenstand durch einen Spediteur transportiert, ist es ausreichend, wenn sich die Gelangensbestätigung bei dem Spediteur befindet. Auf Verlangen der Finanzbehörde muss die Gelangensbestätigung in angemessener Frist vorgelegt werden können.

Soweit sich nur einzelne Daten der Gelangensbestätigung beim Spediteur befinden (z.B. Bestätigung über Ort und Zeitpunkt des Erhalts der gelieferten Gegenstände sowie Unterschrift des Abnehmers), ist es ausreichend, wenn sich die weiteren Angaben aus anderen Unterlagen des liefernden Unternehmers ergeben (z.B. Rechnung). Der liefernde Unternehmer muss eine Versicherung des Spediteurs besitzen, dass dieser über einen Beleg mit den Angaben des Abnehmers verfügt.

Somit kann der liefernde Unternehmer den Belegnachweis nach wie vor mit der Übergabe des Liefergegenstands an den Spediteur abschließen.

Praxistipp:
Im Prinzip kann der Belegnachweis erst geführt werden, wenn der Liefergegenstand tatsächlich in dem anderen EU-Staat angekommen ist. Erst wenn die Bestätigung vorliegt, kann die Lieferung als steuerfrei behandelt werden. Daher sollte insbesondere in Abholfällen für die Umsatzsteuer eine Kaution verlangt werden. Sobald die Gelangensbestätigung vorliegt, kann die Kaution ersetzt werden.