1. Erinnerung schicken.

Schicken Sie relativ schnell, spätestens nach zwei Wochen, eine Erinnerung oder noch besser: Rufen Sie den Kunden an. Wenn Sie das nicht selbst erledigen möchten, betrauen Sie einen geeigneten Mitarbeiter damit. Durch klare Vorgaben kann der Mitarbeiter selbständig erinnern und mahnen.

Leidet der Kunde unter einem vorübergehenden finanziellen Engpass, können Sie ihm z.B. durch eine Ratenzahlung entgegen kommen. Die Vereinbarung sollte dem Kunden schriftlich bestätigt werden. Dabei kann beispielsweise festgelegt werden: „Kommt der Kunde mit einer Rate in Verzug und geht die Rate auch innerhalb der folgenden 14 Tage nicht beim Lieferanten ein, ist der Geldbetrag sofort fällig.“

2. Mahnung

Geschieht nichts, mahnen Sie. Setzen Sie eine letzte kurze Frist, maximal zwei Wochen. Machen Sie eine klare Aussage über die Konsequenzen bei Nichtzahlung, z.B. Weitergabe an Anwalt oder Einleitung gerichtliches Mahnverfahren. Der Kunde ist spätestens mit Zugang der Mahnung in Verzug.

Inhalt:-Hinweis darauf, dass es sich um eine Mahnung handelt
-Rechnungsdatum und –nummer
-Datum der Fälligkeit und offener Betrag
-Bezeichnung der erbrachten Lieferung oder Leistung
-Datum, bis zu dem Zahlungseingänge berücksichtigt sind
-Datum, bis zu dem die Zahlung erwartet wird

In der Mahnung können eine Mahngebühr und Zinsen berechnet werden. Bei Geschäftskunden können Sie auf den Basiszinssatz 8% aufschlagen. Gegenüber Privatkunden sind nur 5% zulässig. Den aktuellen Basiszinssatz finden Sie z.B. unter www.bundesbank.de.

3. Gehen Sie bei Verzug zum Anwalt

Ist Ihr Kunde in Verzug, muss er auch die Kosten tragen, wenn Sie einen Anwalt einschalten. In der Regel schickt dieser ein weiteres Mahnschreiben zusammen mit seiner Rechnung an den Kunden. Ist klar, dass der Kunde nicht zahlt, etwa weil er das angekündigt hat, sollten Sie den Anwalt gleich mit einer Zahlungsklage beauftragen um weitere Kosten zu vermeiden.

4. Gerichtliches Mahnverfahren nutzen

Sie können auch alleine Druck machen und das gerichtliche Mahnverfahren nutzen. Das Antragsformular bekommen Sie im Schreibwarenhandel. Für Dormagen ist das Amtsgericht Hagen (www.ag-hagen.nrw.de) zuständig. Die Rechtspfleger helfen beim Ausfüllen des Formulars. Das Amtsgericht überprüft nicht, ob Ihre Forderung berechtigt ist, es verschickt nur einen Mahnbescheid. Rührt sich der Kunde zwei Wochen nicht, können Sie beim Amtsgericht einen Vollstreckungsbescheid beantragen und nach weiteren zwei Wochen den Gerichtsvollzieher losschicken. Er treibt das Geld inklusive Verfahrenskosten ein.

Sie können den Mahnbescheid auch über spezialisierte Kanzleien online beantragen (z.B. www.mahnung-online.de).

5. Klagen

Widerspricht der Kunde dem Mahn- oder Vollstreckungsbescheid, können Sie beim Amtsgericht Klage erheben. Anstelle des gerichtlichen Mahnverfahrens sollte sofort geklagt werden, wenn erwartet wird, dass der Kunde Widerspruch gegen den Mahnbescheid einlegen wird oder die aktuelle Anschrift des Kunden nicht bekannt ist.

Stand: 30.05.2011